Framgångsfaktorer vid upphandling med kvalitetsfokus

Johan Söderberg
0

Peak Procurements Johan Söderberg deltog nyligen som uppskattad föredragshållare på Upphandling 24:s konferens ”Upphandla konsulter”. Johan har stor erfarenhet av att upphandla kreativa tjänster av olika slag och delar här med sig av sina erfarenheter.

Johan Söderberg talar på UH24-eventVad ser du som de viktigaste framgångsfaktorerna i en upphandling av tjänster där det är extra viktigt att fånga leverantörens kreativitet och kompetens?

Det är som alltid en helhet som behöver komma på plats under processen, där mycket handlar om ett bra samarbete mellan upphandlare och beställare, så att expertisen hos båda parter får en chans att få genomslag. Mer konkret skulle jag nämna:

1. Det räcker inte med ett ”perfekt” tilldelningskriterium

Alltför ofta läggs det väldigt mycket kraft på att försöka hitta det där perfekta tilldelningskriteriet som kommer ge den upphandlande myndigheten all möjlighet i världen att fånga bästa tänkbara leverantör, för just oss och våra förutsättningar. I själva verket är det minst lika viktigt med riktigt välformulerade och utslagsgivande krav på leverantören och dennes resurser – har man det så kan man känna sig trygg med att det kommer vara bra leverantörer kvar att utvärdera.

2. Förstå det du upphandlar och sätt dig in i leverantörsmarknaden

Inte minst när det gäller kreativa tjänster är det centralt med en god förståelse för branschen, både för att kunna uttrycka sig med hjälp av relevanta termer när olika roller, kompetenser och erfarenhet ska kravställas.

3. Inkludera ett personligt möte i processen

För att bekräfta informationen i anbudet eller rentav som en del av anbudsutvärderingen – här finns det upphandlingsjuridiska risker att beakta, men just för kvalificerade tjänsteleveranser tycker jag det är ett moment som måste med.

Vilka risker finns vid den här typen av upphandlingar och vilka misstag brukar begås?

Man ser väldigt ofta att personers CV:n och tidigare genomförda uppdrag utvärderas rakt upp och ned, något som har affärsmässiga svagheter och med dagens rättsläge är tveksamt att göra – man får inte utvärdera sådant som har att göra med kvalificeringsfasen och kraven på leverantören. Det finns sätt att hantera detta – vi på Peak Procurement har våra egna metoder för hur det går att omhänderta på ett rättsenligt och affärsmässigt sätt – men att bara ta med det för att man vill är en klar risk som är värd att nämna.

Ett misstag som jag har stött på är att man inte tillräckligt väl säkrar upp tillgången under avtalstiden till de nyckelpersoner som man riktat tuffa krav mot i upphandlingen – det öppnar ju tyvärr för ”stjärnan i anbudet, sopan i leveransen”.

Hela avtalsregleringen kring förnyad konkurrensutsättning är ett område där flera risker kan realiseras. Det handlar om att tänka till på förhand och ge sig själv ett bra utrymme att göra smarta avrop. Det här är ett område som jag tycker ofta är väldigt magert reglerat, vilket dramatiskt ökar såväl de affärsmässiga som de upphandlingsjuridiska riskerna vid själva avropen.

T-shirt_dedicated_to_LOU

Har du något minnesvärt tillfälle att berätta om från en sådan upphandling?

Det finns förstås flera, men särskilt minnesvärt är det alltid när beställare får upp ögonen för att det verkligen går att göra bra upphandlingar av kreativa och komplexa tjänster även med tillämpning av LOU. Jag fick efter en genomförd upphandling av specifika byråtjänster lite feedback från beställargruppen levererad tryckt på t-shirt – varken tröjan eller upphandlingen kommer jag någonsin att glömma!

Vill du veta mer om upphandling av kompetens, kreativitet och kvalitet? Kontakta oss, vi erbjuder såväl utbildningar som konsultstöd inom området!

Posta en kommentar