Ramavtal och avtalstid – vad bör jag tänka på?

Johan Söderberg
0

Ramavtal enligt LOU får som grundregel ha en avtalstid på högst fyra år. I många upphandlingsprojekt är det värt att fundera på hur tiden ska fördelas mellan den initiala avtalstiden och eventuella optioner.

Det finns förstås ett antal faktorer som vi tycker normalt bör få påverka beslutet när avtalstiden ska fastställas, men känsla är ofta att fördelningen mellan initial avtalstid och optionsår många gånger bestäms utan någon djupare analys av vad som är mest lämpligt (baserat på ”gammal hävd” eller att dokumentmallens förslag på 2+1+1 år får stå kvar orörd). En tendens under senare år är att det blivit vanligare än tidigare med en kort initial avtalstid. Det är inte ovanligt att avtalet löper med två initiala år som sedan kan förlängas med ett år vid två tillfällen.

Kort avtalstid som kvalitetsgaranti?

Det vanligaste skälet, om något, som vi möts av till ett upplägg med en kort initial avtalstid är att den upphandlande myndigheten på ett enkelt sätt vill kunna komma bort från en dålig leverantör. Det skälet tycker vi normalt sett inte är tillräckligt starkt för att få avgöra avtalstiden. Visst kan det vara bra att ha en påtryckningsmöjlighet mot leverantören så att man inte fastnar med en ”fat cat” men att säkerställa en bra leverans bör i huvudsak säkras genom en bra upphandling, ett bra avtal och en vass avtalsförvaltning. För att säkerställa att man trots allt ska kunna komma ur ett avtal med en riktigt dålig leverantör bör man ha bra och genomtänkta hävningsgrunder i avtalet.

Längre avtalstid kan ge bättre villkor

En uppenbar fördel med att ha en längre initial avtalstid är att man garanterar leverantören ett större åtagande. Många gånger kan det ge klart bättre priser och villkor i övrigt och även ge förutsättningar att bygga en mer långsiktig relation med en leverantör. Därför är det viktigt att göra en genomtänkt avvägning mellan risken att fastna med en dålig leverantör och möjligheten att få ut en bättre affär på olika sätt genom en längre initial avtalstid. Det är dessutom inte ovanligt att förlängningsoptioner påkallas utan någon analys om förlängningen är affärsmässigt motiverad utan den sker istället slentrianmässigt eller som en följd av att det saknas resurser att genomföra en ny upphandling. Då finns en risk att man har gått miste om bättre villkor utan att vinna något på det.

Posta en kommentar