Konkurrenspräglad dialog

Konkurrenspräglad dialog – nästan som privat inköp?

Många tycks vara av uppfattningen att det nya upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog är en krånglig teoretisk skapelse. Jag håller inte med om det. Tvärtom tycker jag att lagstiftaren för kanske första gången har lyckats skapa ett upphandlingsförfarande som påminner om vad som tillämpas i privat sektor.
Trepartsdialog

Privata upphandlingar

Privat inköpsverksamhet styrs inte av lagstiftning på samma sätt som offentlig upphandling och det är därför svårt att tala om en ”typisk” privat inköpsprocess. Men det är vanligt att större privata upphandlingar följer nedanstående mönster.

Den privata anskaffningen inleds med en RFI (Request For Information). Syftet är att samla in information som kan ligga till grund för kravställning och val av strategi i den fortsatta upphandlingen. RFI-liknande metoder används ibland även vid offentlig upphandling, men min erfarenhet är att de inte är lika omfattande och djupgående. En väsentlig skillnad är att en privat RFI kan vara inledningen på den egentliga upphandlingsprocessen på så sätt att resultatet används för en sorts förkvalificering av leverantörerna. Efter en bedömning av svaren på RFI:n bjuder köparen endast in de leverantörer som den tror har bäst chans att tillmötesgå deras behov att delta i den fortsatta upphandlingen. Valet av vilka leverantörer som får delta i den fortsatta upphandlingen kan även delvis baseras på en indikativ prisbild som efterfrågas av köparen i RFI:n.

Den privata anskaffningen fortsätter ofta med att köparen presenterar en RFP (Request For Proposal) för de utvalda leverantörerna. En RFP har stora likheter med ett förfrågningsunderlag i en offentlig upphandling. Vanligtvis innehåller den dock inte så fullständiga specifikationer av det som ska köpas att den kan ligga till grund för ett slutligt anbud. Många gånger kan leverantörerna ges förhållandevis stor frihet i hur de utformar sina förslag. Kravet som finns i offentlig upphandling att de inkomna anbuden ska möta de uppställda kraven fullt ut och vara jämförbara redan vid inlämningen finns inte. Däremot är min erfarenhet att man i de efterföljande delarna av den privata
upphandlingsprocessen av affärsmässiga skäl behöver spendera en hel del tid på att eftersträva jämförbarhet mellan anbuden för att vara framgångsrik.

När anbuden kommer in inleds vanligtvis mer eller mindre omfattande förhandlingar med leverantörerna kring deras förslag. Likaså förhandlas i de flesta fall de kommersiella villkoren. Succesivt minskas antalet leverantörer med vilka förhandlingar förs tills det finns en slutlig vinnare. I en lyckad privat upphandling har köparen vanligtvis lyckats bibehålla konkurrens mellan två eller flera leverantörer under en stor del av upphandlingen.

Interaktionen mellan köpare och leverantör är mer påtaglig under hela processen än vad den normalt sett är i offentlig upphandling. Leverantören kan löpande anpassa sina lösningsförslag efter köparens behov och köparens kunskap om hur behoven ska tillfredsställas växer under upphandlingens gång. Samtidigt kan köparen styra hur leverantören förändrar sitt anbud för att bättre matcha köparens behov.

Konkurrenspräglad dialog

Med konkurrenspräglad dialog har offentlig upphandling fått ett upphandlingsförfarande som i många avseenden påminner om den privata anskaffningsprocessen som den har beskrivits ovan. I en konkurrenspräglad dialog får leverantörerna först ansöka om att delta i dialogen. De leverantörer som bäst uppfyller kvalifikationskraven bjuds in till dialogen. Syftet med dialogen är att köparen tillsammans med leverantören ska hitta lösningar som uppfyller köparens behov. Leverantören får alltså en betydligt större möjlighet än vad som är vanligt vid offentlig upphandling att i interaktion med köparen hitta en så bra lösning som möjligt.

Dialogen får genomföras i steg där lösningsförslag som inte bedöms kunna uppfylla köparens behov succesivt plockas bort från dialogen. Även om några egentliga slutförhandlingar inte får äga rum kan de avslutande omgångarna av dialogen mycket väl få samma karaktär av finjusteringar som en förhandling ofta har.

Slutsats

Utifrån min erfarenhet av konkurrenspräglad dialog är jag övertygad om att den kan ge en helt ny dimension till offentlig upphandling. I förfarandet finns möjlighet att förena det bästa från offentlig och privat upphandling. Den offentliga upphandlingens struktur, tydlighet och likabehandling och den privata upphandlingens flexibilitet och interaktion med leverantörerna. Jag hoppas att alla som ska genomföra en upphandling som är av den komplexitet som lagen kräver tar chansen att prova förfarandet.

Jag tycker också att det är viktigt att de lagar som skapas kring inköp och upphandling i så stor utsträckning som möjligt utformas för att efterlikna beprövade och fungerande metoder i näringslivet. Skulle lagstiftaren anamma en sådan ambition anser jag att det t.ex. i alla upphandlingar bör vara möjligt att tillämpa förhandlat förfarande. Dock med en reglering som säkerställer att de grundläggande principerna efterlevs. Därför anser jag att det t.ex. ska finnas krav på att alltid utgå från ett förfrågningsunderlag och att dokumentera förhandlingsprocessen mycket väl.

Magnus Nilsson

 


(Bildkälla: FreeDigitalPhotos.net; Bildskapare: jscreationzs)

Posta en kommentar