Artiklar

Ramavtal och avtalstid – vad bör jag tänka på?

Publicerat

Ramavtal enligt LOU får som grundregel ha en avtalstid på högst fyra år. I många upphandlingsprojekt är det värt att fundera på hur tiden ska fördelas mellan den initiala avtalstiden och eventuella optioner.

Det finns förstås ett antal faktorer som vi tycker normalt bör få påverka beslutet när avtalstiden ska fastställas, men känsla är ofta att fördelningen mellan initial avtalstid och optionsår många gånger bestäms utan någon djupare analys av vad som är mest lämpligt (baserat på ”gammal hävd” eller att dokumentmallens förslag på 2+1+1 år får stå kvar orörd). En tendens under senare år är att det blivit vanligare än tidigare med en kort initial avtalstid. Det är inte ovanligt att avtalet löper med två initiala år som sedan kan förlängas med ett år vid två tillfällen.

Kort avtalstid som kvalitetsgaranti?

Det vanligaste skälet, om något, som vi möts av till ett upplägg med en kort initial avtalstid är att den upphandlande myndigheten på ett enkelt sätt vill kunna komma bort från en dålig leverantör. Det skälet tycker vi normalt sett inte är tillräckligt starkt för att få avgöra avtalstiden. Visst kan det vara bra att ha en påtryckningsmöjlighet mot leverantören så att man inte fastnar med en ”fat cat” men att säkerställa en bra leverans bör i huvudsak säkras genom en bra upphandling, ett bra avtal och en vass avtalsförvaltning. För att säkerställa att man trots allt ska kunna komma ur ett avtal med en riktigt dålig leverantör bör man ha bra och genomtänkta hävningsgrunder i avtalet.

Längre avtalstid kan ge bättre villkor

En uppenbar fördel med att ha en längre initial avtalstid är att man garanterar leverantören ett större åtagande. Många gånger kan det ge klart bättre priser och villkor i övrigt och även ge förutsättningar att bygga en mer långsiktig relation med en leverantör. Därför är det viktigt att göra en genomtänkt avvägning mellan risken att fastna med en dålig leverantör och möjligheten att få ut en bättre affär på olika sätt genom en längre initial avtalstid. Det är dessutom inte ovanligt att förlängningsoptioner påkallas utan någon analys om förlängningen är affärsmässigt motiverad utan den sker istället slentrianmässigt eller som en följd av att det saknas resurser att genomföra en ny upphandling. Då finns en risk att man har gått miste om bättre villkor utan att vinna något på det.

Artiklar

Ska man acceptera förskottsbetalning?

Publicerat

Ibland har leverantörer önskemål om att få betalning i förskott eller i alla fall inte behöva vänta på att leveransen ska vara slutför innan delbetalning sker. Hur bör man egentligen förhålla sig till sådana önskemål?

Jag tycker att huvudregeln bör vara att leverantörer ska få betalt i efterskott. Normalt sett efter slutförd och av köparen godkänd leverans. Det finns annars en risk att leverantören inte fullgör leveransen eller levererar till undermålig kvalitet, men trots detta redan har fått betalt. Ibland kan dock betalning efter godkänd leverans medföra att leverantören får vänta länge efter dennes arbete har påbörjats vilket kan bli ofördelaktigt affärsmässigt för köparen och juridiskt bedömas som oproportionerligt. Detta kan exempelvis vara fallet om leveransen förutsätter att den föregås av omfattande förberedande arbeten, om leveranstiden är lång eller om köparens leveransgodkännande tar lång tid. Extra påtagligt blir naturligtvis problemet om flera av dessa faktorer föreligger.

Ett sätt att hantera en sådan situation är att betalningen kopplas till delleveranser, där betalning sker enligt en betalningsplan eller vid vissa betalningsmilstolpar. Det är då mycket eftersträvansvärt att de delleveranser som ger rätt till viss betalning har någon form av värde för köparen. Tankesättet bör vara att om leverantören av något skäl skulle avbryta leveransen efter att en delleverans är utförd, så ska delleveransen i sig vara något som köparen har användning för. Vid varuleveranser är det många gånger förhållandevis enkelt att hitta modeller för detta eftersom ett begränsat antal varor ofta har ett värde även om inte alla varor är levererade.

Det kan vara svårare att hitta en bra modell för delbetalning vid tjänsteleveranser. Att endast kräva en tidredovisning för att godkänna betalning är inte att rekommendera eftersom den inte ger någon garanti för att arbete har utförts och inte heller någon indikation av vilken kvalitet arbetet håller. Exempel på vad som skulle kunna berättiga till delbetalning är en förstudie som utförs inom ramen för ett större uppdrag. Först när förstudien har levererats utgår den första ersättningen. Ett annat exempel kan vara att leverantören har genomfört vissa analyser eller undersökningar vars resultat köparen får ta del av. Ett antal workshops skulle också kunna fungera om de resulterar i någon form av rapportering som köparen får del av. Ytterligare ett exempel kan vara att visst installationsarbete har påbörjats, där köparen själv eller en annan leverantör skulle kunna ta vid och fortsätta.

Ibland får man vara kreativ för att kunna identifiera delleveranser som är tillräckligt substantiella för att utgöra en bra grund för delbetalning, sett ur både köparens och leverantörens perspektiv.

Betalningsvillkor är inte tillåtna att ändra under avtalstiden, så det är naturligtvis viktigt att analysera och ange hur t.ex. eventuella delbetalningar ska gå till redan i upphandlingens förfrågningsunderlag.

Artiklar

Reglera kvalitetsnivån med ett SLA

Publicerat

SLA är en förkortning av Service Level Agreement och är en metod för att ange vilken kvalitetsnivå en leverans ska hålla. Ursprunget kommer från it- området men ett SLA kan mycket väl även användas för att reglera andra tjänsteleveranser. I it-sammanhang reglerar ett SLA vanligtvis bl.a. vilken tillgänglighet ett system ska ha, hur lång tid det högst får gå innan felavhjälpning ska påbörjas, hur snabbt felet ska vara åtgärdat och hur många gånger ett fel får förekomma under en given tidsperiod. Utanför it-området kan ett SLA vara ett bra hjälpmedel för såväl kravställning som avtalsuppföljning vid upphandlingar av t.ex. fastighetsdrift och skötsel, lokalvård, måltidstjänster, receptioner och olika former av call center-verksamhet. web_server

Ett SLA består av ett antal delar varav dessa är några av de viktigaste att omhänderta:

  • Definitioner som ska säkerställa att parterna är överens om vad som t.ex. ska betraktas som ett fel, hur tillgänglighet ska beräknas m.m.
  • Servicenivåer som reglerar vilken nivå tjänsten ska hålla i olika delar och avseenden.
  • Serviceklasser som gör det möjligt att ändra servicenivån under avtalstiden, t.ex. genom att öka ett systems tillgänglighet från 98 procent till 99 procent.
  • Sanktioner som reglerar vad som händer om avtalad servicenivå inte uppnås. Vanligtvis utgår då någon form av vite eller så sker ett prisavdrag.

För it-tjänster kan mätningen av hur väl ett SLA upprätthålls många gånger byggas in i system och kan därför göras på ett enkelt och automatiserat sätt. Exempelvis går det utan större problem att mäta hur stor del av en månad en webbplats har varit tillgänglig. Att mäta hur väl en städtjänst uppnår överenskommen kvalitet går däremot inte att göra automatiskt utan kräver manuella kontroller. Det är då viktigt att redan när ett SLA skrivs (d.v.s. i många fall under kravarbetet vid en upphandling) säkerställa att det kommer att vara möjligt att göra sådana kontroller på ett sätt som säkerställer att de avtalade servicenivåerna upprätthålls kontinuerligt under hela avtalstiden.

Artiklar

Möjligheter och risker med fastprisavtal

Publicerat

Ett sätt att undvika de skenande kostnader som kan uppstå om leverantören får fakturera löpande är att använda fastprisavtal.  Det finns onekligen vissa betydande fördelar med sådana avtal. Den mest uppenbara och betydelsefulla är att kostnadsrisken för köparen blir låg. Säljaren har förbundit sig att leverera en avtalad kvalitet och kvantitet till ett fast pris som inte får förändras. Men däri ligger även en av de stora riskerna. Om inte leverantören klarar av att leverera till det avtalade priset, finns en betydande risk att leveransen kommer ha kvalitativa brister.

Två typer av fastprisavtal

Det finns två huvudsakliga metoder för att avgöra hur priset fastställs i en fastprisupphandling. Den vanligaste är att den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget beskriver vad man vill ha och leverantören i sitt anbud anger till vilket fasta pris den är beredd att utföra leveransen.

Den andra modellen innebär att den upphandlande myndigheten fastställer vilket pris leverantören ska få för att utföra en definierad leverans. Vid sådana upphandlingar brukar leverantören i anbudssituationen i viss utsträckning kunna påverka leveransens omfattning. Det kan t.ex. ske genom att de får ange vilken bemanningstäthet som erbjuds. Jag bedömer risken för kvalitativa brister som störst i denna typ av upphandlingar eftersom leverantören inte alls kan påverka sitt pris. Jag tycker även att det rent principiellt är märkligt att köparen anser sig ha bättre kunskap om och möjligheter att fastställa priset än säljaren. Det är lite ironiskt att just denna typ av upphandlingar, som är vanliga inom vård och omsorg, ibland kallas för ”kvalitetsupphandlingar”.

Värt att tänka på är att när det rör sig om ett avtal som har tillkommit efter en offentlig upphandling har parterna inte rätt att ändra det fasta priset under avtalstiden, inte ens om de är överens om att priset har hamnat fel. Konsekvenserna kan därför bli långtgående.

Artiklar

Ta hjälp av standardavtal

Publicerat

Vad är ett standardavtal?

Standardavtal är avtal som består av standardiserade villkor som är avsedda att användas i ett flertal likartade affärssituationer. Om man vill använda ett standardavtal i en upphandling bör man i de flesta fall bifoga avtalet till sitt förfrågningsunderlag och meddela att det ska gälla för leveransen. I vissa fall kan man nöja sig med att hänvisa till att standardavtalet ska gälla utan att det bifogas till förfrågningsunderlaget. Det är ett vedertaget tillvägagångssätt inom byggbranschen där de mest kända avtalen är AB 04, ABT 06 och ABK 09.

Att tänka på innan du använder ett standardavtalPeak Penna

Innan man använder ett standardavtal bör man kontrollera vem som har upprättat det. Det bästa är om standardavtalet är upprättat gemensamt av representanter för båda avtalsparterna, t.ex. köpare och säljare.  Sannolikt är avtalet då förhållandevis balanserat mellan parterna och relevant branschpraxis kan antas ha beaktats. Om standardavtalet har upprättats ensidigt av representanter för endast den ena parten finns en risk att det väger över till den partens fördel. Som upphandlare ska man vara särskilt på sin vakt mot avtal som är framtagna av säljarsidan.

Det finns ett flertal fördelar med att använda standardavtal. En är att man slipper lägga tid på att ta fram ett eget avtal. En annat är att säkerheten och förutsägbarheten ökar om samma avtal används vid upprepade tillfällen och parterna känner sig trygga med innehållet.

En nackdel är att de ibland kan bli alltför allmängiltiga och inte fånga den specifika affärens unika innehåll.

Var försiktig med att göra ändringar

Om man inte tycker att standardavtalet är helt lämpligt för upphandlingen kan man göra ändringar och tillägg till standardavtalet. Man ska dock göra sådana förändringar med stor försiktighet, av en rad olika anledningar:

  1. Standardavtalen är ofta upprättade som en sammanhängande helhet och små förändringar av enskilda villkor kan få stora konsekvenser för helheten.
  2. Många standardavtal innehåller ganska omfattande definitionskataloger och det är viktigt att egna ändringar och tillägg tar hänsyn till dessa och inte introducerar nya begrepp för samma sak eller förändrar begreppens innebörd.
  3. Ett standardavtal, i oförändrad form, kan ha en gynnsam effekt på anbudslämningen på så sätt att leverantören känner till sina skyldigheter och inte behöver vare sig lägga ned onödigt lång tid på att bedöma avtalet och vad det innebär och inte heller ta onödig höjd i prissättning för särskilda risker m.m. En lång rad ändringar och tillägg medför ofta att anbudsgivaren måste betrakta avtalet som ett unikt sådant och helt enkelt inte längre kan förlita sig på sin kännedom om standardavtalet.
  4. Slutligen är det viktigt att ta ett steg tillbaka och fundera på om de ändringar och tillägg som gjorts medför att avtalet tappar sin balanserade natur, om det var en av anledningarna till att standardavtalet kom på tal från första början.

I vissa branscher, t.ex. inom IT, finns många olika standardavtal. Det är i dessa fall viktigt att välja rätt avtal för det som upphandlas. Ofta kan man få hjälp av olika branschorganisationer med vägledning om vilket avtal som är lämpligt att använda.


Johan Söderberg