”What gets measured gets done” – ”Det som mäts blir gjort”

I ett tidigare inlägg pratade jag kort om uppföljning av upphandlingar och upphandlingsarbetet och gav några exempel på olika mätetal för det. I det här inlägget ligger fokus istället på mer allmän uppföljning och mätning av inköpsarbetet. Därefter avslutas med ett par korta sammanfattande tankar på temat uppföljning och mätning.

Exempel på uppföljning och mätetal för inköpsarbete

När vi pratar om uppföljning av inköpsarbetet utöver upphandlingsprojekten (som berördes i ett tidigare inlägg), finns det ett stort antal olika mätetal att överväga (i de flesta fall nedan kan antal även bytas ut mot eller kompletteras med andel, om det anses vara ett bättre sätt att presentera uppföljningen på):

• Avtalstrohet, d.v.s. andel avrop mot korrekt kontrakt/ramavtal
• Antal genomförda upphandlingar inom en viss organisatorisk del
• Antal ”avtalslösa” leverantörer som fakturerat under perioden
• Inköpsvolymen relaterad till ”avtalslösa” inköp (här finns möjligheter beroende på förutsättningarna att vara väldigt tydlig med att detta representerar en ”Förlorad besparingspotential”, som kan rapporteras och få god effekt inom vissa organisationer)
• Största leverantörer sett till fakturerade belopp
• Genomsnittligt fakturabelopp
• Totalt antal leverantörer
• Antal fakturor
• M.m.

Vilka nyckeltal som kan användas för att följa upp inköpsarbetet utöver upphandlingsprojekten beror mycket på vilka förutsättningar organisationen har i form av tillgänglig data, systemstöd etc. På samma sätt som med de mätetal som diskuterades för upphandlingsprojekt i det tidigare inlägget är det dock viktigt att förstå vilka beteenden och incitament som olika mätetal skapar och uppmuntrar.

Att bara mäta räcker inte

Att ”det som mäts blir gjort” är möjligen en sanning, även om det i praktiken kanske oftare handlar om att ”en del av det som mäts blir gjort”. Hur kommer det sig att det blir så? Jo, att bara mäta räcker naturligtvis inte. Vi måste också se till att viljan och förankringen finns för att faktiskt använda den data och fakta som mätningarna resulterar i till att införa förbättringar och förändra beteenden. I de här sammanhangen är det sällan själva mätningen som är problemet, det är istället det faktum att det saknas en process för att tolka och använda resultatet av mätningarna för att åstadkomma riktiga mervärdeskapande förändringar. Risken finns att utan en sådan, så blir det helt enkelt tal om att mäta för mätandets skull.

Sammanfattning

Uppföljning handlar ytterst inte om att presentera siffror, utan om att styra människors beteenden och löpande förbättra olika aspekter av verksamheten för att nå uppsatta mål. Det är viktigt att vara medveten om detta när olika typer av mätetal införs för inköps- och upphandlingsarbetet.

Albert Einstein ska enligt uppgift ha haft en skylt på sitt kontor som löd: ”Not everything that counts can be counted, and not everything that can be counted counts.” Om han hade en sådan skylt eller inte spelar kanske mindre roll, men nog är det värt att ha det i åtanke när resultatuppföljning, mätetal och KPI:er kommer på tal i inköpssammanhang.

Kontakta oss så hjälper vi er att hitta och definiera rätt mätetal och uppföljningsmetoder för just er organisation, så att det mervärde inköps- och upphandlingsfunktionen levererar verkligen blir synbart.