lou Archives - Peak Procurement

Tips om leverantörsdialogen

Publicerat 9 april, 201926 juni, 2019

Att köpare och säljare har dialog före, under och efter en upphandling kan ofta vara avgörande för att upphandlingen ska bli lyckad och lämna ett positivt intryck hos samtliga deltagare.

Här nedan kommer några tips och saker att tänka på i samband med dialogen med leverantörer.

Före upphandlingen

Det är viktigt att inför en upphandling skapa sig en god kännedom om marknaden. Ett led i det arbetet kan vara att föra en skriftlig eller muntlig dialog med leverantörer.

Dialogen bör föregås av marknadsanalyser för att skapa en grundläggande bild av marknaden och de varor/tjänster som ska upphandlas. Dialogen bör äga rum i så god tid som möjligt innan upphandlingen annonseras, men man bör ha kommit igång med
tankarna kring kravställningen innan den inleds. Det kan även finnas behov av att få leverantörernas syn på vissa krav när kravarbetet är i slutfasen. Vissa menar att man inte ska ha kontakt med leverantörer tätt in på annonseringen, men min erfarenhet är att det är bättre att reda ut oklarheter innan upphandlingen annonseras än att chansa och gå in i anbudsfasen med osäkra krav.

Förbered dialogen väl. Gör klart vilka frågor som ska ställas och dokumentera svaren. Ett representativt urval av leverantörer bör bjudas in. Om en leverantör som inte är inbjuden vill delta så försök att involvera även denne. Även branschorganisationer kan tas med i dialogen. Branschorganisationer har inte samma egenintresse att påverka upphandlingen som enskilda företag kan ha och är därför mer objektiva. De är däremot ofta försiktiga med att ta ställning i specifika sakfrågor.

Dialog som föregår en specifik upphandling bör genomföras med leverantörerna var för sig. Det finns annars risk att leverantörerna inte svarar uppriktigt på frågorna. Det kan även uppstå konkurrens- och/eller sekretessproblem.

Vid dialogen får inga detaljer kring förfrågningsunderlagets utformning avslöjas. Ge inte heller löften eller indikationer om vissa av de förslag som lämnas vid dialogen kommer att tas med i förfrågningsunderlaget. Tänk på att det primära syftet med dialogen är att inhämta information och öka kunskapen kring den aktuella marknaden för att själv kunna formulera lämpliga och relevanta krav som har sin utgångspunkt i den upphandlande myndighetens behov. Syftet är inte att leverantörerna ska få en stor
påverkan på specifika krav.

Vilka frågor som bör diskuteras skiljer sig naturligtvis åt. Min erfarenhet är att det alltid är av intresse att få veta hur leverantörernas affärsmodell och prismodell ser ut. Det är även värdefullt att få veta om leverantören har erfarenhet av upphandlingar som innehållit krav som är svåra att uppfylla eller som är extra kostnadsdrivande.

Under upphandlingen

Det är numera väldigt vanligt att anbudsgivarna ges möjlighet att ställa skriftliga frågor under anbudstiden. Det är bra. Undvik däremot att besvara frågor individuellt till anbudsgivare via telefon. Några saker som är värda tänka på när frågor besvaras är följande:

Börja med att läsa alla relevanta delar av förfrågningsunderlaget och utgå från det när frågan besvaras. Det är annars lätt att lämna svar som inte fullt ut överensstämmer med vad som anges i förfrågningsunderlaget.
Om du inte förstår frågan fullt ut – dra dig inte för att be leverantören förtydliga vad som menas istället för att svara på det du tror frågan avser.
Försök att förutse eventuella följdfrågor. Det finns annars en risk att du senare tvingas ändra ett lämnat svar.
Om frågan är otydlig, så ta dig friheten att omformulera den så att den blir begriplig även för andra leverantörer. Frågor och svar kan även komma att ingå i det slutliga avtalet eller innebära att avtalet revideras. Även av det skälet är det viktigt med tydlighet.
Svaret på en fråga kan resultera i att krav i förfrågningsunderlaget förändras. Att göra smärre justeringar, vare sig det lägger till eller tar bort något, är tillåtet. Att göra större förändringar är betydligt mer känsligt ur ett LOU-perspektiv.

Vid komplicerade upphandlingar kan det som ett komplement till skriftliga frågor vara lämpligt att i förfrågningsunderlaget ange att individuella frågestunder kan erbjudas/ hållas under anbudstiden. Fördelen med en frågestund är att det kan vara lättare att uttrycka och förstå frågan i tal än i skrift. Tänk på att inte lämna svar på mötet utan lämna det skriftligt till alla leverantörer efter de genomförda frågestunderna.

Efter upphandlingen

Tilldelningsbeslutet
Den första kontakten som äger rum när upphandlingen har avslutas är att tilldelningsbeslutet skickas ut. Min erfarenhet är att tilldelningsbesluten många gånger är kortfattade och endast ger begränsad information om vilka fördelar och brister anbuden har haft. Ett mer omfattande och informativt tilldelningsbeslut kan fungera som ett snyggt avslut på en upphandling i vilken anbudsgivarna många gånger lagt ner ett omfattande arbete.

Debriefing
Ett komplement till att skicka tilldelningsbeslutet kan vara att genomföra individuella möten, telefonledes eller fysiskt, med de anbudsgivare som inte vunnit upphandlingen. Det kan ge en bättre möjlighet att förklara beslutet för anbudsgivarna. Det är dock viktigt att tänka på att sådana möten inte får äga rum innan tilldelningsbeslutet har offentliggjorts. Om de genomförs under avtalsspärren bör man vara extra försiktig med vad som sägs och förmedlas.

Avslutning

Dialog är bra, men var inte naiv. Upphandling är en tävling. Vid offentlig upphandling finns dessutom alltid en risk för överprövning. Dialogen ska därför genomföras på ett sätt som inte innebär en risk för att en leverantör använder vad som sägs i dialogen emot den upphandlande myndigheten vid en eventuell överprövning.

Självklart ska alla former av dialog genomföras på ett sätt som är likabehandlande mot leverantörerna.

Magnus Nilsson

(Image courtesy of Vlado / FreeDigitalPhotos.net)

Artiklar

Framgångsfaktorer vid upphandling med kvalitetsfokus

Publicerat 17 oktober, 201420 juni, 2019

Peak Procurements Johan Söderberg deltog nyligen som uppskattad föredragshållare på Upphandling 24:s konferens ”Upphandla konsulter”. Johan har stor erfarenhet av att upphandla kreativa tjänster av olika slag och delar här med sig av sina erfarenheter.

Vad ser du som de viktigaste framgångsfaktorerna i en upphandling av tjänster där det är extra viktigt att fånga leverantörens kreativitet och kompetens?

Det är som alltid en helhet som behöver komma på plats under processen, där mycket handlar om ett bra samarbete mellan upphandlare och beställare, så att expertisen hos båda parter får en chans att få genomslag. Mer konkret skulle jag nämna:

1. Det räcker inte med ett ”perfekt” tilldelningskriterium

Alltför ofta läggs det väldigt mycket kraft på att försöka hitta det där perfekta tilldelningskriteriet som kommer ge den upphandlande myndigheten all möjlighet i världen att fånga bästa tänkbara leverantör, för just oss och våra förutsättningar. I själva verket är det minst lika viktigt med riktigt välformulerade och utslagsgivande krav på leverantören och dennes resurser – har man det så kan man känna sig trygg med att det kommer vara bra leverantörer kvar att utvärdera.

2. Förstå det du upphandlar och sätt dig in i leverantörsmarknaden

Inte minst när det gäller kreativa tjänster är det centralt med en god förståelse för branschen, både för att kunna uttrycka sig med hjälp av relevanta termer när olika roller, kompetenser och erfarenhet ska kravställas.

3. Inkludera ett personligt möte i processen

För att bekräfta informationen i anbudet eller rentav som en del av anbudsutvärderingen – här finns det upphandlingsjuridiska risker att beakta, men just för kvalificerade tjänsteleveranser tycker jag det är ett moment som måste med.

Vilka risker finns vid den här typen av upphandlingar och vilka misstag brukar begås?

Man ser väldigt ofta att personers CV:n och tidigare genomförda uppdrag utvärderas rakt upp och ned, något som har affärsmässiga svagheter och med dagens rättsläge är tveksamt att göra – man får inte utvärdera sådant som har att göra med kvalificeringsfasen och kraven på leverantören. Det finns sätt att hantera detta – vi på Peak Procurement har våra egna metoder för hur det går att omhänderta på ett rättsenligt och affärsmässigt sätt – men att bara ta med det för att man vill är en klar risk som är värd att nämna.

Ett misstag som jag har stött på är att man inte tillräckligt väl säkrar upp tillgången under avtalstiden till de nyckelpersoner som man riktat tuffa krav mot i upphandlingen – det öppnar ju tyvärr för ”stjärnan i anbudet, sopan i leveransen”.

Hela avtalsregleringen kring förnyad konkurrensutsättning är ett område där flera risker kan realiseras. Det handlar om att tänka till på förhand och ge sig själv ett bra utrymme att göra smarta avrop. Det här är ett område som jag tycker ofta är väldigt magert reglerat, vilket dramatiskt ökar såväl de affärsmässiga som de upphandlingsjuridiska riskerna vid själva avropen.

Har du något minnesvärt tillfälle att berätta om från en sådan upphandling?

Det finns förstås flera, men särskilt minnesvärt är det alltid när beställare får upp ögonen för att det verkligen går att göra bra upphandlingar av kreativa och komplexa tjänster även med tillämpning av LOU. Jag fick efter en genomförd upphandling av specifika byråtjänster lite feedback från beställargruppen levererad tryckt på t-shirt – varken tröjan eller upphandlingen kommer jag någonsin att glömma!

Vill du veta mer om upphandling av kompetens, kreativitet och kvalitet? Kontakta oss, vi erbjuder såväl utbildningar som konsultstöd inom området!

Artiklar

Risker och möjligheter med nya LOU

Publicerat 26 augusti, 201420 juni, 2019

ID-10078218_mrpuen Lagen om offentlig upphandling är en lagstiftning i ständig förändring. Mindre förändringar görs av lagen i stort sett varje år och därtill kommer en omfattande domstolspraxis som påverkar hur vi kan arbeta praktiskt med upphandling. I våras antogs nya EU-direktiv och det innebär att vi står inför den största förändringen av lagen sedan nya förfarandedirektiv antogs förra gången, 2004. Den gången tog Sverige väldigt lång tid på sig att genomföra bestämmelserna i svensk lag så den här gången har regeringen förberett sig bättre. Redan nu finns förslag till hur en ny lagstiftning i Sverige skulle kunna se ut.

Ledord denna gång, liksom vid den förra direktivändringen, är förenkling och ökad flexibilitet. Lagtexten i sig kan knappast ses som särskilt mycket enklare än tidigare. Den är fortfarande omfattande, detaljerad och inte helt enkel att förstå i alla delar. Om man däremot ser till möjligheten att göra en bra upphandling och en god affär tror jag att möjligheterna till detta ökar. Den som tror att upphandling kommer att bli så enkel att det kan utföras av personer utan utbildning och erfarenhet inom området kommer att bli besviken. Kraven på juridisk och inköpsteknisk kompetens kommer alltjämt att vara så höga att upphandling även fortsättningsvis kommer behöva genomföras av kvalificerade personer.

Utbildning om nya upphandlingsdirektiven och nya LOU

Vilka är då de största förändringarna i den kommande lagen? I mina ögon är de ökade möjligheterna till förhandling den kanske största förändringen. Därutöver är en annan stor nyhet de ökade möjligheterna att ställa sociala krav och miljökrav. För båda dessa ändringar kommer sannolikt det svenska överprövningsklimatet medföra att vi får vänta rätt länge innan vi får juridisk klarhet i vad som faktiskt är möjligt att göra inom ramen för den nya reglerna. Sammantaget kommer LOU att ändras i en hel rad avseenden. Vill du lära dig mer om de nya reglerna erbjuder vi på Peak Procurement redan nu en utbildning med fokus på de mest väsentliga ändringarna och status i lagstiftningsarbetet, som förväntas pågå åtminstone till 2016. Vi kommer då ut till er och genomför utbildningen på plats – ett kostnadseffektivt sätt att utbilda flera personer i er organisation. Läs mer här.

Vi hjälper er att dra fördel av de nya direktupphandlingsreglerna

En förändring av LOU som redan har skett är att förutsättningarna för att genomföra direktupphandling har ändrats. För att ta tillvara de möjligheter som det skapar och undvika de värsta blindskären har vi på Peak Procurement har tagit fram tre erbjudanden i syfte att hjälpa upphandlande myndigheter göra bättre affärer, men samtidigt svara upp mot lagens nya krav. Läs mer här.

Artiklar

Användning av jury vid utvärdering

Publicerat 22 december, 201320 juni, 2019

Då kan en jury användas

En jury kan vara användbar vid alla typer av upphandlingar där en bedömning av anbuden ingår som en del av utvärderingen. Vid upphandlingar ska leverantörer väljas utifrån organisationens behov, som de uttrycks i förfrågningsunderlaget, och inte efter en enskild individs tycke och smak. Att använda sig av flera personer som deltar vid utvärderingen i form av en jury minskar risken för att en enskild individ får för stor påverkan på vad organisationen köper.

Om det rör sig om en projekttävling måste man tänka på att LOU innehåller bestämmelser som måste beaktas. Mina råd avser primärt övriga typer av upphandlingar och för dessa finns inga explicita regler i LOU om hur juryn ska utformas och arbeta men självfallet måste principerna om offentlig upphandling beaktas. Man ska även initialt säkerställa att ingen av juryns medlemmar är jävig.

Val av jurymedlemmar och förberedelser

Jurymedlemmarna bör ha mycket god kunskap om det som ska utvärderas. Om det finns behov kan externa personer tas med i juryn för att öka juryns kompetens och trovärdighet. Kom ihåg att juryn även måste ha goda kunskaper om den upphandlande myndighetens specifika behov.

Juryns medelemmar bör vara involverade i arbetet redan när förfrågningsunderlaget skrivs så att deras synpunkter kan tas tillvara. Det gör förfrågningsunderlaget än mer relevant och skapar goda förutsättningar för en bra utvärdering.

Utvärderingen

När anbuden kommer in är det bra om jurymedlemmarna först gör en individuell bedömning av de delar av anbuden som ska betygsättas. Detta för att undvika att en stark individ påverkar de andra jurymedlemmarna. Därefter träffas juryn och enas om ett gemensamt betyg. Fördelen med att juryn träffas är att bedömningen blir mer genomarbetad och allsidig. Ett enhälligt betyg är dessutom svårare att ifrågasätta. Skulle situationen uppstå att juryn inte kan enas om ett betyg, så föreslår jag att en omröstning genomförs för att fälla avgörandet.

Normalt sett tycker jag inte att upphandlare ska ingå i juryn och sätta betyg eftersom de vanligtvis saknar nödvändig sakkompetens om det som upphandlas. Däremot har upphandlaren en viktig uppgift i att säkerställa att bedömningen sker på ett korrekt sätt med utgångspunkt i förfrågningsunderlaget. Juryn ska ha tydliga riktlinjer för vad som krävs för att få olika poäng. Det är lätt hänt att personer som inte har vana att delta vid upphandlingar väger in annat än vad som beskrivits i förfrågningsunderlaget i sina bedömningar. Här kan upphandlaren fylla en viktig funktion genom att t.ex. ställa kontrollfrågor och nyktert betrakta bedömningen med objektiva ögon.

Magnus Nilsson

Magnus svarar återkommande på frågor i den ledande branschtidningen Upphandling 24:s expertpanel. Den här artikeln har tidigare publicerats som ett expertsvar i Upphandling 24.

(Image courtesy of fotographic1980 / FreeDigitalPhotos.net)

Artiklar

Så hanterar du varukorgen

Publicerat 18 december, 201320 juni, 2019

Att upphandla ett stort sortiment med hjälp av en varukorg är ingen enkel uppgift. Det är många frågor som varje upphandlare måste ta ställning till. I en artikel i Upphandling24 försöker jag att hjälpa er att navigera mellan olika metoder för att utvärdera stora varusortiment.

I artikeln medverkar även Pernilla Norman, Rose-Marie Andersson, Stefan Axelsson och Christina Möll. Läs mer.

Image courtesy of digitalart/ FreeDigitalPhotos.net.

Artiklar

Konkurrenspräglad dialog

Publicerat 1 december, 201320 juni, 2019

Konkurrenspräglad dialog – nästan som privat inköp?

Många tycks vara av uppfattningen att det nya upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog är en krånglig teoretisk skapelse. Jag håller inte med om det. Tvärtom tycker jag att lagstiftaren för kanske första gången har lyckats skapa ett upphandlingsförfarande som påminner om vad som tillämpas i privat sektor.

Privata upphandlingar

Privat inköpsverksamhet styrs inte av lagstiftning på samma sätt som offentlig upphandling och det är därför svårt att tala om en ”typisk” privat inköpsprocess. Men det är vanligt att större privata upphandlingar följer nedanstående mönster.

Den privata anskaffningen inleds med en RFI (Request For Information). Syftet är att samla in information som kan ligga till grund för kravställning och val av strategi i den fortsatta upphandlingen. RFI-liknande metoder används ibland även vid offentlig upphandling, men min erfarenhet är att de inte är lika omfattande och djupgående. En väsentlig skillnad är att en privat RFI kan vara inledningen på den egentliga upphandlingsprocessen på så sätt att resultatet används för en sorts förkvalificering av leverantörerna. Efter en bedömning av svaren på RFI:n bjuder köparen endast in de leverantörer som den tror har bäst chans att tillmötesgå deras behov att delta i den fortsatta upphandlingen. Valet av vilka leverantörer som får delta i den fortsatta upphandlingen kan även delvis baseras på en indikativ prisbild som efterfrågas av köparen i RFI:n.

Den privata anskaffningen fortsätter ofta med att köparen presenterar en RFP (Request For Proposal) för de utvalda leverantörerna. En RFP har stora likheter med ett förfrågningsunderlag i en offentlig upphandling. Vanligtvis innehåller den dock inte så fullständiga specifikationer av det som ska köpas att den kan ligga till grund för ett slutligt anbud. Många gånger kan leverantörerna ges förhållandevis stor frihet i hur de utformar sina förslag. Kravet som finns i offentlig upphandling att de inkomna anbuden ska möta de uppställda kraven fullt ut och vara jämförbara redan vid inlämningen finns inte. Däremot är min erfarenhet att man i de efterföljande delarna av den privata
upphandlingsprocessen av affärsmässiga skäl behöver spendera en hel del tid på att eftersträva jämförbarhet mellan anbuden för att vara framgångsrik.

När anbuden kommer in inleds vanligtvis mer eller mindre omfattande förhandlingar med leverantörerna kring deras förslag. Likaså förhandlas i de flesta fall de kommersiella villkoren. Succesivt minskas antalet leverantörer med vilka förhandlingar förs tills det finns en slutlig vinnare. I en lyckad privat upphandling har köparen vanligtvis lyckats bibehålla konkurrens mellan två eller flera leverantörer under en stor del av upphandlingen.

Interaktionen mellan köpare och leverantör är mer påtaglig under hela processen än vad den normalt sett är i offentlig upphandling. Leverantören kan löpande anpassa sina lösningsförslag efter köparens behov och köparens kunskap om hur behoven ska tillfredsställas växer under upphandlingens gång. Samtidigt kan köparen styra hur leverantören förändrar sitt anbud för att bättre matcha köparens behov.

Konkurrenspräglad dialog

Med konkurrenspräglad dialog har offentlig upphandling fått ett upphandlingsförfarande som i många avseenden påminner om den privata anskaffningsprocessen som den har beskrivits ovan. I en konkurrenspräglad dialog får leverantörerna först ansöka om att delta i dialogen. De leverantörer som bäst uppfyller kvalifikationskraven bjuds in till dialogen. Syftet med dialogen är att köparen tillsammans med leverantören ska hitta lösningar som uppfyller köparens behov. Leverantören får alltså en betydligt större möjlighet än vad som är vanligt vid offentlig upphandling att i interaktion med köparen hitta en så bra lösning som möjligt.

Dialogen får genomföras i steg där lösningsförslag som inte bedöms kunna uppfylla köparens behov succesivt plockas bort från dialogen. Även om några egentliga slutförhandlingar inte får äga rum kan de avslutande omgångarna av dialogen mycket väl få samma karaktär av finjusteringar som en förhandling ofta har.

Slutsats

Utifrån min erfarenhet av konkurrenspräglad dialog är jag övertygad om att den kan ge en helt ny dimension till offentlig upphandling. I förfarandet finns möjlighet att förena det bästa från offentlig och privat upphandling. Den offentliga upphandlingens struktur, tydlighet och likabehandling och den privata upphandlingens flexibilitet och interaktion med leverantörerna. Jag hoppas att alla som ska genomföra en upphandling som är av den komplexitet som lagen kräver tar chansen att prova förfarandet.

Jag tycker också att det är viktigt att de lagar som skapas kring inköp och upphandling i så stor utsträckning som möjligt utformas för att efterlikna beprövade och fungerande metoder i näringslivet. Skulle lagstiftaren anamma en sådan ambition anser jag att det t.ex. i alla upphandlingar bör vara möjligt att tillämpa förhandlat förfarande. Dock med en reglering som säkerställer att de grundläggande principerna efterlevs. Därför anser jag att det t.ex. ska finnas krav på att alltid utgå från ett förfrågningsunderlag och att dokumentera förhandlingsprocessen mycket väl.

Magnus Nilsson

(Bildkälla: FreeDigitalPhotos.net; Bildskapare: jscreationzs)