Artiklar

Skapa framförhållning med hjälp av en upphandlingsplan

Publicerat

Ta avstamp långt ner i organisationen och arbeta er uppåt

Bristen på framförhållning är ett återkommande problem för många inköpsorganisationer. För att minska problemet börjar många upphandlande myndigheter att implementera upphandlingsplaner. Dessa planer följs sedan olika strikt men utgör åtminstone en grund som visar hur det kommande upphandlingsbetet ska inriktas och fördelas.Kalender

De mest effektiva upphandlingsplanerna tar avstamp långt ner i organisationen, exempelvis på avdelningsnivå. På den nivån analyseras avdelningarna själv kommande behov av inköp och upphandlingar under en framtida tidsperiod. Det är en god idé att låta detta arbeta sammanfalla med budgetarbete och verksamhetsplanering för kommande år. Verksamhetsplaneringen ger svar på vad som ska göras, budgeten ger svar på vad det får kosta och upphandlingsplanen ger svar på hur det ska anskaffas. Ofta sker detta arbete i samverkan med en resurs från upphandlingsavdelningen. Upphandlingsavdelningen ansvarar sedan för att driva arbetet med att aggregera behoven på avdelningsnivå uppåt i organisationen. Detta arbete sker vanligtvis i dialog med högre chefer.

Ger upphandlingsavdelningen en planeringshorisont

När upphandlingsobjekt och önskade tidplaner är klargjorda kan upphandlingsavdelningen planera sitt arbete och sitt resursbehov under en tid framöver, vanligtvis 12-18 månader. Upphandlingsplanen underlättar även för organisatoriska enheter utanför upphandlingsavdelningen på så sätt att det blir tydligt för dem vid vilken tidpunkt resurser måste friställas för exempelvis kravformulering eller annat arbete i samband med upphandling.

När upphandlingsplanen tas fram kan upphandlingsavdelningen även identifiera möjligheter till samordning av upphandlingsarbetet.

När arbetet inleds med att ta fram en första upphandlingsplan måste man alltid börja med att titta på befintliga avtal i syfte att hitta kontrakt som löper ut inom tidshorisonten för upphandlingsplanen. Det innebär att redan det inledande arbetet med att ta fram en första upphandlingsplan är värdefullt för organisationen då man får en överblick över hur de befintliga kontrakten ser ut och hur dessa löper. Det är en insikt som förvånande ofta saknas.

En viktig faktor för att lyckas med användningen av en upphandlingsplan är att låta den vara ett levande och styrande dokument i det dagliga arbetet.

I vissa fall lägger man sin upphandlingsplan bredvid exempelvis budget eller projektplaner och låter dessa påverka varandra i syfte att hitta den mest lämpliga vägen framåt. Min erfarenhet är att man då når en väldigt stabil arbetssituation och dessutom ett ur många aspekter optimalt resursutnyttjande.


Tie smallMagnus Nilsson
Magnus svarar återkommande på frågor i den ledande branschtidningen Upphandling 24:s expertpanel. Den här artikeln har tidigare publicerats som ett expertsvar i Upphandling 24.

 

 

(Image courtesy of Anusorn P nachol/ FreeDigitalPhotos.net)

Artiklar

Spendanalyser – inköparens multifunktionsverktyg

Publicerat

Grunden för att utforma många typer av inköpsstrategier

Army Knife MultitoolSpendanalysen är ett hjälpmedel för att analysera en organisations inköpsmönster. Den utgör grunden för att utforma många typer av inköpsstrategier och ger förutsättningar för att t.ex. analysera hur inköp sker, vilka leverantörer som används och vilka inom organisationen som är intressenter inom olika inköpsområde. Om organisationen arbetar med kategoristyrning är spendanalyser en viktig förutsättning för att kunna identifiera och avgränsa relevanta inköpskategorier. En väl genomarbetad spendanalys kan också användas som grund för att bedöma faktorer som besparingspotential och lämplighet i leverantörsmix. Man skulle därför kunna kalla spendanalyser för inköparens multifunktionsverktyg.

Vanligtvis inleds arbetet med att man gör utdrag ur organisationens leverantörsreskontra. Leverantörer och fakturor kategoriseras sedan i lämpliga inköpskategorier. Om organisationen har ett inköpssystem kan det ofta ge bättre grunddata än ett ekonomisystem.

Komplettera med en avtalsinventering

Om spendanalysen kompletteras med en avtalsinventering får man ett kraftfullt underlag för att bedöma var inköpsorganisationens insatser kan generera störst värde. Spendanalysen ger svar på vad man har köpt och från vilka leverantörer inköpen har gjorts. Avtalsinventeringen visar vilka avtal som finns inom olika inköpskategorier. I ett första steg bör man fastställa om det saknas avtal trots att det enligt spendanalysen sker betydande inköp inom inköpskategorin. I dessa fall bör en upphandling genomföras. I ett andra steg kan en analys göras av hur bra villkor de befintliga avtalen har. Har de dåliga villkor kan ett privat företag försöka att omförhandla villkoren för att erhålla bättre villkor. Eftersom upphandlande myndigheter har begränsade möjlighet att omförhanda avtal med dåliga villkor får de istället försöka avsluta avtalen så snart möjlighet finns och genomföra en ny upphandling.

Ett vanligt misstag vid arbete med spendanalyser och kategorisering av spenden är att man fastnar i detaljer och blir överväldigad av datamängden. Ett gott råd är att inledningsvis arbeta utifrån hypoteser avseende vilka kategorier som kommer att vara relevanta i slutet av arbetet. Initialt bör man hålla sig till grova huvudkategorier och efterhand definiera underkategorier till dessa. På så sätt kommer man successivt djupare ner i analysen.

Ett råd är att när man arbetar med spendanalysen är att kontinuerligt ifrågasätta om det arbete man utför är relevant och om det kommer att generera värde när det är klart – antingen i form av ökad kunskap om inköpsbeteendet eller genom identifierade kostnadsbesparingar. Om arbetet inte bedöms vara värdefullt är det viktigt att lyfta blicken och ta ett nytt grepp innan man lagt ner för mycket arbete.

Sträva efter att automatisera arbetet

Arbetet med att ta fram en spendanalys är ofta omfattande med stora inslag av manuellt arbete. Man bör därför redan när arbetet inleds ta hänsyn till att analysen och dess resultat ska kunna upprepas och uppdateras med minsta möjliga arbete i framtiden. Gärna med ett stort inslag av systemstöd för att minska det manuella arbetet. En spendanalys med tillhörande kategorisering som inte kan upprepas över tid är till stora delar bortkastat arbete efter en förhållandevis kort tid. En väl genomförd analys med tillhörande kategorisering och avtalsinventering som löpande kan uppdateras är däremot ett utomordentligt användbart verktyg att använda i såväl utveckling som planering och uppföljning av inköpsarbetet.

Magnus Nilsson

Magnus svarar återkommande på frågor i den ledande branschtidningen Upphandling 24:s expertpanel. Den här artikeln har tidigare publicerats som ett expertsvar i Upphandling 24.

(mer…)