Tips om leverantörsdialogen

Johan Söderberg
0

Att köpare och säljare har dialog före, under och efter en upphandling kan ofta vara avgörande för att upphandlingen ska bli lyckad och lämna ett positivt intryck hos samtliga deltagare.

Här nedan kommer några tips och saker att tänka på i samband med dialogen med leverantörer.

Före upphandlingenSpeech Bubble Made With People

Det är viktigt att inför en upphandling skapa sig en god kännedom om marknaden. Ett led i det arbetet kan vara att föra en skriftlig eller muntlig dialog med leverantörer.

Dialogen bör föregås av marknadsanalyser för att skapa en grundläggande bild av marknaden och de varor/tjänster som ska upphandlas. Dialogen bör äga rum i så god tid som möjligt innan upphandlingen annonseras, men man bör ha kommit igång med
tankarna kring kravställningen innan den inleds. Det kan även finnas behov av att få leverantörernas syn på vissa krav när kravarbetet är i slutfasen. Vissa menar att man inte ska ha kontakt med leverantörer tätt in på annonseringen, men min erfarenhet är att det är bättre att reda ut oklarheter innan upphandlingen annonseras än att chansa och gå in i anbudsfasen med osäkra krav.

Förbered dialogen väl. Gör klart vilka frågor som ska ställas och dokumentera svaren. Ett representativt urval av leverantörer bör bjudas in. Om en leverantör som inte är inbjuden vill delta så försök att involvera även denne. Även branschorganisationer kan tas med i dialogen. Branschorganisationer har inte samma egenintresse att påverka upphandlingen som enskilda företag kan ha och är därför mer objektiva. De är däremot ofta försiktiga med att ta ställning i specifika sakfrågor.

Dialog som föregår en specifik upphandling bör genomföras med leverantörerna var för sig. Det finns annars risk att leverantörerna inte svarar uppriktigt på frågorna. Det kan även uppstå konkurrens- och/eller sekretessproblem.

Vid dialogen får inga detaljer kring förfrågningsunderlagets utformning avslöjas. Ge inte heller löften eller indikationer om vissa av de förslag som lämnas vid dialogen kommer att tas med i förfrågningsunderlaget. Tänk på att det primära syftet med dialogen är att inhämta information och öka kunskapen kring den aktuella marknaden för att själv kunna formulera lämpliga och relevanta krav som har sin utgångspunkt i den upphandlande myndighetens behov. Syftet är inte att leverantörerna ska få en stor
påverkan på specifika krav.

Vilka frågor som bör diskuteras skiljer sig naturligtvis åt. Min erfarenhet är att det alltid är av intresse att få veta hur leverantörernas affärsmodell och prismodell ser ut. Det är även värdefullt att få veta om leverantören har erfarenhet av upphandlingar som innehållit krav som är svåra att uppfylla eller som är extra kostnadsdrivande.

Under upphandlingen

Det är numera väldigt vanligt att anbudsgivarna ges möjlighet att ställa skriftliga frågor under anbudstiden. Det är bra. Undvik däremot att besvara frågor individuellt till anbudsgivare via telefon. Några saker som är värda tänka på när frågor besvaras är följande:

  • Börja med att läsa alla relevanta delar av förfrågningsunderlaget och utgå från det när frågan besvaras. Det är annars lätt att lämna svar som inte fullt ut överensstämmer med vad som anges i förfrågningsunderlaget.
  • Om du inte förstår frågan fullt ut – dra dig inte för att be leverantören förtydliga vad som menas istället för att svara på det du tror frågan avser.
  • Försök att förutse eventuella följdfrågor. Det finns annars en risk att du senare tvingas ändra ett lämnat svar.
  • Om frågan är otydlig, så ta dig friheten att omformulera den så att den blir begriplig även för andra leverantörer. Frågor och svar kan även komma att ingå i det slutliga avtalet eller innebära att avtalet revideras. Även av det skälet är det viktigt med tydlighet.
  • Svaret på en fråga kan resultera i att krav i förfrågningsunderlaget förändras. Att göra smärre justeringar, vare sig det lägger till eller tar bort något, är tillåtet. Att göra större förändringar är betydligt mer känsligt ur ett LOU-perspektiv.

Vid komplicerade upphandlingar kan det som ett komplement till skriftliga frågor vara lämpligt att i förfrågningsunderlaget ange att individuella frågestunder kan erbjudas/ hållas under anbudstiden. Fördelen med en frågestund är att det kan vara lättare att uttrycka och förstå frågan i tal än i skrift.  Tänk på att inte lämna svar på mötet utan lämna det skriftligt till alla leverantörer efter de genomförda frågestunderna.

Efter upphandlingen

Tilldelningsbeslutet
Den första kontakten som äger rum när upphandlingen har avslutas är att tilldelningsbeslutet skickas ut. Min erfarenhet är att tilldelningsbesluten många gånger är kortfattade och endast ger begränsad information om vilka fördelar och brister anbuden har haft. Ett mer omfattande och informativt tilldelningsbeslut kan fungera som ett snyggt avslut på en upphandling i vilken anbudsgivarna många gånger lagt ner ett omfattande arbete.

Debriefing
Ett komplement till att skicka tilldelningsbeslutet kan vara att genomföra individuella möten, telefonledes eller fysiskt, med de anbudsgivare som inte vunnit upphandlingen. Det kan ge en bättre möjlighet att förklara beslutet för anbudsgivarna. Det är dock viktigt att tänka på att sådana möten inte får äga rum innan tilldelningsbeslutet har offentliggjorts. Om de genomförs under avtalsspärren bör man vara extra försiktig med vad som sägs och förmedlas.

Avslutning

Dialog är bra, men var inte naiv. Upphandling är en tävling. Vid offentlig upphandling finns dessutom alltid en risk för överprövning. Dialogen ska därför genomföras på ett sätt som inte innebär en risk för att en leverantör använder vad som sägs i dialogen emot den upphandlande myndigheten vid en eventuell överprövning.

Självklart ska alla former av dialog genomföras på ett sätt som är likabehandlande mot leverantörerna.

Magnus Nilsson

(Image courtesy of Vlado / FreeDigitalPhotos.net)

Posta en kommentar