Vi stöter ofta på utmaningen att upphandlingsavdelningen tvingas arbeta reaktivt eftersom många uppdrag kommer in med kort framförhållning. En upphandlingsplan kan skapa bättre framförhållning, prioritering och resursplanering.
Bristen på framförhållning är ett återkommande problem för många inköpsorganisationer. För att minska problemet börjar många upphandlande myndigheter att implementera upphandlingsplaner. Dessa planer följs sedan olika strikt men utgör åtminstone en grund som visar hur det kommande upphandlingsarbetet ska inriktas och fördelas.
De mest effektiva upphandlingsplanerna tar avstamp långt ner i organisationen, exempelvis på avdelningsnivå. På den nivån analyseras avdelningarna själva kommande behov av inköp och upphandlingar under en framtida tidsperiod. Ofta sker detta arbete i samverkan med en resurs från upphandlingsavdelningen. Upphandlingsavdelningen ansvarar sedan för att driva arbetet med att aggregera behoven på avdelningsnivå uppåt i organisationen. Detta arbete sker vanligtvis i dialog med högre chefer.
När upphandlingsobjekt och önskade tidplaner är klargjorda kan upphandlingsavdelningen planera sitt arbete och sitt resursbehov under en tid framöver, vanligtvis 12-18 månader. Upphandlingsplanen underlättar även för organisatoriska enheter utanför upphandlingsavdelningen på så sätt att det blir tydligt för dem vid vilken tidpunkt resurser måste friställa för exempelvis kravformulering eller annat arbete i samband med upphandling.
När upphandlingsplanen tas fram kan upphandlingsavdelningen även identifiera möjligheter till samordning av upphandlingsarbetet.
När arbetet inleds med att ta fram en första upphandlingsplan måste man alltid börja med att titta på befintliga avtal i syfte att hitta kontrakt som löper ut inom tidshorisonten för upphandlingsplanen. Det innebär att redan det inledande arbetet med att ta fram en första upphandlingsplan är värdefullt för organisationen då man får en överblick över hur de befintliga kontrakten ser ut och hur dessa löper. Det är en insikt som förvånande ofta saknas.
En viktig faktor för att lyckas med användningen av en upphandlingsplan är att låta den vara ett levande och styrande dokument i det dagliga arbetet.
I vissa fall lägger man sin upphandlingsplan bredvid exempelvis budget eller projektplaner och låter dessa påverka varandra i syfte att hitta den mest lämpliga vägen framåt. Min erfarenhet är att man då når en väldigt stabil arbetssituation och dessutom ett ur många aspekter optimalt resursutnyttjande.